Informativa Privacy Messe Frankfurt Italia

1. Chi siamo e perché ti stiamo fornendo questo documento?

1.1. Messe Frankfurt Italia S.r.l. è una società, facente parte del gruppo fieristico internazionale Messe Frankfurt GmbH, che da oltre vent’anni organizza e promuove eventi fieristici, in Italia e all’estero, ponendo estrema attenzione alla tutela dei dati personali forniti dai propri clienti, visitatori e utenti, garantendo che il trattamento di tali dati avvenga sempre nel rispetto delle tutele e dei diritti riconosciuti dal Regolamento (UE) n. 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (di seguito, il “Regolamento”) e dal Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

1.2. Prima di procedere al trattamento dei tuoi dati vogliamo, quindi, informarti circa le modalità del trattamento dei dati da te forniti per l’iscrizione e la partecipazione quale visitatore e/o espositore alle fiere, e/o per la registrazione ai nostri eventi, e/o per il tramite della compilazione di form disponibili sul nostro sito internet aziendale (per il trattamento dei tuoi dati durante la navigazione, l'utilizzo o l'interazione con il nostro sito web ti invitiamo, invece, a prendere visione della privacy policy e della cookie policy presenti sul sito stesso).

2. Definizioni

2.1. Specifichiamo che, quando parliamo dei tuoi «Dati Personali» ci riferiamo a «qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile (Interessato); si considera identificabile la persona fisica che può essere identificata, direttamente o indirettamente, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale» (art. 4, par. 4, n. 1 Regolamento).

2.2. Per poterti permettere di navigare sul nostro sito web e di partecipare ai nostri eventi, dobbiamo trattare i Dati Personali da te forniti, riferendoci, con il termine «Trattamento» a «qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l'ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l'organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l'adattamento o la modifica, l'estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l'interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione» (art. 4, par. 1 n. 2 Regolamento).

2.3. Messe Frankfurt Italia S.r.l. tratta i tuoi dati in quanto «Titolare del Trattamento», definibile come la «persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali» (art. 4, par. 1, n.7 del Regolamento).

2.4. Nell'ambito della nostra attività, possiamo avvalerci di «Responsabili del Trattamento» intesi come «persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo» che trattano dati personali «per conto del Titolare del Trattamento» (art. 4, par. 1 n. 8 Regolamento).

3. Chi è il titolare del trattamento?

3.1. Il Titolare del Trattamento (in seguito, il “Titolare”) è Messe Frankfurt Italia S.r.l., C.F. e P. Iva 12632140153, con sede in Corso Sempione n. 68, 20154 Milano (MI), Italia, in persona del legale rappresentante pro tempore Donald Joachim Wich, domiciliato per la carica presso la sede sociale.

3.2. Potrai contattare il Titolare, in ogni momento per qualsiasi richiesta/informazione in relazione al trattamento dei Tuoi Dati Personali:

• inviando un'e-mail all'indirizzo: privacy@italy.messefrankfurt.com.
• inviando una lettera all'indirizzo: Corso Sempione 68, 20154 Milano (MI) alla cortese attenzione dell'Ufficio Privacy.
• telefonando al numero: 028807781.

4. Quali categorie di dati trattiamo?

4.1. Trattiamo tutti i dati necessari per dar seguito alle tue richieste, in particolare:

• per consentirti di perfezionare la tua iscrizione come espositore/visitatore di un evento fieristico;
• per fornire riscontro alle Tue richieste, ove decidessi di contattarci direttamente.

A titolo meramente esemplificativo, possiamo trattare le seguenti categorie di Dati Personali: nome; cognome; dati di contatto aziendali (ad esempio e-mail e numero di telefono); coordinate di pagamento/fatturazione quando ciò si renda necessario in base alla tua richiesta. Le categorie di Dati Personali trattate sono facilmente determinabili sulla base delle caselle dei form che compili. Tali dati ci vengono altresì trasmessi quando invii una comunicazione agli indirizzi e-mail indicati nella sezione “contatti” o quando ci chiami ai numeri di telefono indicati.

4.2. Durante i nostri eventi fieristici è possibile che siano effettuate fotografie e/o riprese audiovisive, sia da parte di soggetti incaricati e specificamente nominati Responsabili del Trattamento da parte di Messe Frankfurt Italia S.r.l. sia da parte di terzi non riconducibili alla nostra società (es. giornalisti, uffici stampa, privati, ecc.). Pertanto, prendendo parte a tali eventi, è possibile che la tua immagine sia ripresa e, conseguentemente, pubblicata su pagine web o social, su riviste cartacee e/o online, o che sia trasmessa in diretta in altre sale della medesima fiera. Se non desideri essere fotografato o ripreso, ti consigliamo di non accedere all'evento. Partecipando all'evento fieristico acconsenti all'eventuale utilizzo, come sopra descritto, della tua immagine.

5. Cosa accade se non conferisci i dati richiesti?

5.1. Nel caso in cui Tu:

(i) richieda informazioni scrivendoci o chiamandoci,

(ii) proceda alla compilazione dei moduli per l’iscrizione alle fiere,

(iii) provveda a scaricare materiale dal sito e ad accedere ai servizi offerti,

(iv) acquisti il tuo biglietto per le fiere e,

(v) in generale, fruisci delle nostre offerte/servizi e/o formuli richieste,

è necessario che tu conferisca i dati richiesti contrassegnati da asterisco.

5.2. Non sei obbligato. Tuttavia, il mancato conferimento di tali dati (essendo gli stessi necessari a fornirTi il servizio richiesto) renderà impossibile l'acquisto del biglietto e/o la partecipazione all’evento o comunque dare seguito alla tua richiesta.

5.3. Non è invece necessario che compili i campi non contrassegnati da asterisco. Nel caso in cui non li dovessi compilare, potrai comunque fruire dei servizi richiesti.

6. Per quali finalità e su quale base giuridica sono trattati i tuoi dati?

6.1. I tuoi dati possono essere raccolti e trattati per le seguenti finalità:

1. a) permetterti l'acquisto dei biglietti per la partecipazione all'evento fieristico (art. 6, par. 1, lett. b), Regolamento – Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso);
2. b) permetterti la partecipazione quale espositore e/o sponsor all'evento fieristico (art. 6, par. 1, lett. b), Regolamento – Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso);
3. c) rispondere alle domande e/o richieste che ci invii tramite gli appositi form di contatto (es. per visitare e/o esporre presso gli eventi da noi organizzati e/o promossi; per ricevere newsletters; per partecipare a specifici avvenimenti etc.), scrivendo ai nostri indirizzi mail presenti nella sezione contatti o che ci rivolgi chiamando il nostro numero (art. 6, par. 1, lett. b), Regolamento – Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso);
4. d) permetterti di scaricare materiali utili dal nostro sito (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento);
5. e) indirizzarti sul form più adatto alle tue esigenze (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento);
6. f) consentirti di generare inviti con benefit ai nostri eventi (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento);
7. g) permetterti di gestire la tua scheda espositore: tali dati verranno pubblicati sul catalogo della fiera online e sull'apposita App (art. 6, par. 1, lett. b), Regolamento – Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o di misure pre-contrattuali adottate su richiesta dello stesso);
8. h) contattarti a mezzo e-mail per la promozione di eventi fieristici e/o iniziative di Messe Frankfurt Italia analoghi a quelli da te già visitati/a cui hai già partecipato o ti sei iscritto (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento);
9. i) contattarti, anche mediante l’invio di newsletter,per la promozione di eventi fieristici, organizzati da Messe Frankfurt Italia o altre società del Gruppo Messe Frankfurt, il cui elenco completo è consultabile online digitando il link: https://www.messefrankfurt.com/frankfurt/en/company/global.html (art. 6, par. 1, lett. a), Regolamento – Consenso dell’interessato);
10. j) effettuare ricerche e indagini di mercato (art. 6, par. 1, lett. a), Regolamento – Consenso dell’interessato);
11. k) effettuare analisi dei dati e svolgere profilazione non nominativa al fine di individuare al meglio lo sviluppo del mercato e le tue preferenze (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento)

6.2 Resta inteso che i tuoi dati personali potranno essere trattati dal Titolare per adempiere ad obblighi di legge sullo stesso incombenti (art. 6, par. 1, lett. c), Regolamento – Adempimento di un obbligo legale), nonché per l’esercizio dei diritti di Messe Frankfurt Italia innanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa, regolamentare o di altro tipo (art. 6, par. 1, lett. f), Regolamento – Legittimo interesse del titolare del trattamento).

7. Come sono trattati i tuoi dati?

7.1. I tuoi dati personali saranno trattati principalmente con l’ausilio di mezzi elettronici o comunque automatizzati, secondo le modalità e con gli strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza dei dati stessi in conformità al Regolamento. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza necessarie affinché sia garantito il livello minimo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte di Messe Frankfurt Italia o dei responsabili del trattamento designati dalla stessa designati.

7.2 Le informazioni acquisite e le modalità del trattamento saranno pertinenti e non eccedenti rispetto alla tipologia dei servizi resi. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo.

8. Dove sono trattati i tuoi dati?

8.1. I tuoi dati sono trattati all'interno nell'Unione Europea.

8.2 Ove per fornirti i servizi richiesti e/o raggiungere una o più delle finalità sopra indicate ci fosse necessità di procedere al trasferimento dei dati personali fuori dallo Spazio Economico Europeo, Messe Frankfurt Italia procederà a trasferire i dati verso Paesi Terzi che sono destinatari di decisioni di adeguatezza, ovvero stipulando clausole contrattuali standard ed effettuando gli assessment richiesti al fine di verificare il livello di tutela garantito ai dati dal soggetto importatore degli stessi.

9. Per quanto tempo saranno trattati i tuoi dati?

9.1. I dati da te conferiti sono trattati esclusivamente per il tempo necessario al raggiungimento di una o più delle finalità sopra descritte e all'ulteriore tempo prescritto dalle norme fiscali e civilistiche vigenti o necessario per l’esercizio di diritti di Messe Frankfurt Italia innanzi ad un’autorità giurisdizionale, amministrativa, regolamentare o di altro tipo.

9.2. In particolare, (i) per le comunicazioni di marketing basate sul legittimo interesse del Titolare (art. 6, lett. j), tratteremo i tuoi dati fino a quando non ci riferirai di non voler più ricevere le nostre comunicazioni, cosa che potrai fare, in qualunque momento, inviando apposita richiesta al seguente indirizzo e-mail: privacy@italy.messefrankfurt.com, ovvero cliccando sull’apposito link contenuto nelle nostre comunicazioni; (ii) per le comunicazioni di marketing e l’effettuazione di ricerche e indagini di mercato basate sul consenso dell’interessato (art. 6 lett. k) e l)), invece, tratteremo i tuoi dati per 24 mesi dalla data di rilascio del relativo consenso; resta inteso che potrai revocare, in ogni momento, il consenso prestato.

10. A chi possono essere comunicati i tuoi dati?

10.1. I tuoi dati possono essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti:

1. a) Responsabili del trattamento, ossia società che forniscono servizi al Titolare che comportano il trattamento di dati personali per conto dello stesso (es. servizio di data storage, società che forniscono servizi di consulenza web, società che forniscono servizi di database, società che forniscono servizio di web hosting). Per avere un elenco dettagliato e aggiornato dei Responsabili del Trattamento ai quali possono essere comunicati i tuoi dati non esitare a contattarci all'indirizzo privacy@italy.messefrankfurt.com;
2. b) Società facenti parte del Gruppo Messe Frankfurt, anche stabilite fuori dall’UE;
3. c) Dipendenti del Titolare e persone dallo stesso autorizzate al Trattamento, i quali sono tenuti e formati per trattarli con la massima riservatezza e nel rispetto della normativa vigente in tema di trattamento dati personali;
4. d) Soggetti, pubblici e privati, che accedono ai dati in forza di disposizioni di legge, di Regolamento o di normativa comunitaria, di ordine giudiziario, nei limiti previsti dalle norme vigenti;
5. e) Società/professionisti che offrono servizi di allestimento per le fiere, qualora tu decida di avvalerti di tale servizio o ciò sia strettamente necessario all'esecuzione del contratto stipulato con noi;
6. g) Altri fornitori, qualora sia da te richiesto o strettamente necessario all'esecuzione del contratto stipulato con noi;
7. h) Autorità giudiziaria o forze dell'ordine, ove ne facciano richiesta.
8. Quali sono i tuoi diritti e come puoi esercitarli?

11.1. Ti informiamo che ogni interessato può esercitare i seguenti diritti:

1. a) diritto di accesso: potrai ottenere in qualunque momento la conferma che sia in corso un Trattamento dei tuoi Dati Personali, ottenere l'accesso ai dati trattati e alle seguenti informazioni: finalità del Trattamento; categorie di dati trattati; i destinatari o le categorie di destinatari a cui i Dati Personali sono stati o saranno comunicati, in particolare potrai sapere se tali destinatari sono Paesi terzi o organizzazioni internazionali; il periodo di conservazione dei tuoi dati, o, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; qualora i Dati Personali non siano raccolti presso di te, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione e, in tali casi, potrai ottenere informazioni significative sulla logica utilizzata, sull'importanza e sulle conseguenze che per te può avere questo tipo di trattamento. Puoi ottenere tutte queste informazioni nella presente Informativa, ma, qualora dovessi avere ulteriori domande in merito, non esitare a contattarci all'indirizzo fornito di seguito.
2. b) diritto di rettifica e/o integrazione: potrai chiedere e ottenere la rettifica dei tuoi Dati Personali che risultino inesatti. Tenuto conto delle finalità del Trattamento, inoltre, potrai chiedere e ottenere l'integrazione dei tuoi Dati Personali qualora risultino incompleti.
3. c) diritto alla cancellazione: potrai chiedere e ottenere la cancellazione dei tuoi Dati Personali, senza ingiustificato ritardo, e il Titolare dovrà cancellare i tuoi Dati Personali, qualora sussista anche uno solo dei seguenti motivi: (i) i Dati Personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti e trattati; (ii) hai provveduto a revocare il consenso su cui si basa il Trattamento e non sussiste altro fondamento giuridico per il medesimo; (iii) ti sei opposto al Trattamento e non sussiste più alcun motivo legittimo prevalente per procedere al Trattamento; (iv) i tuoi Dati Personali sono stati trattati illecitamente; (vi) risulta necessario cancellare i tuoi Dati Personali per adempiere a un obbligo di legge previsto da una norma comunitaria o di diritto interno.
4. d) diritto di limitazione del trattamento: potrai chiedere e ottenere la limitazione del Trattamento, nei seguenti casi: (i) hai contestato l'esattezza dei tuoi Dati Personali (la limitazione si protrarrà per il periodo necessario al Titolare per verificare l'esattezza dei dati); (ii) il Trattamento è illecito ma ti sei opposto alla cancellazione dei tuoi Dati Personali, chiedendo, invece, che ne sia limitato l'utilizzo; (iii) benché il Titolare non ne abbia più bisogno ai fini del Trattamento, i tuoi Dati Personali servono per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria; (iv) ti sei opposto al Trattamento ai sensi dell'art. 21 par. 1 del Regolamento e sei in attesa della verifica in merito all'eventuale prevalenza dei motivi legittimi del Titolare del Trattamento rispetto ai tuoi. In caso di limitazione del Trattamento, i tuoi Dati Personali saranno trattati, salvo che per la conservazione, soltanto con il tuo consenso o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria oppure per tutelare i diritti di un'altra persona fisica o giuridica o per motivi di interesse pubblico rilevante. Ti informeremo, in ogni caso, prima che tale limitazione venga revocata.
5. e) diritto di opposizione: potrai opporti, in qualsiasi momento, al Trattamento dei tuoi Dati Personali, (i) qualora questi vengano trattati per finalità di marketing diretto, compresa la profilazione nella misura in cui sia connessa a tale marketing diretto (ii) qualora la base giuridica del Trattamento sia costituita dal legittimo interesse del Titolare.
6. f) diritto alla portabilità dei dati: potrai chiedere e ottenere la ricezione di tutti i tuoi Dati Personali trattati dal Titolare in un formato strutturato, di uso comune e leggibile, oppure chiederne la trasmissione ad altro titolare del trattamento senza impedimenti. In questo caso, sarà tua cura fornirci tutti gli estremi esatti del nuovo titolare del trattamento a cui intendi trasferire i Dati Personali, fornendoci apposita autorizzazione scritta.
7. g) diritto di revocare il consenso: qualora la base giuridica del Trattamento consista nel tuo consenso, potrai revocarlo in qualsiasi momento, senza così pregiudicare la liceità del Trattamento basata sul consenso prestato prima della revoca. In tal caso i tuoi Dati Personali cesseranno di essere trattati tempestivamente, fatta eccezione per la loro conservazione per il periodo imposto dalle norme civilistiche e fiscali vigenti.

11.2. Per esercitare tali diritti, in qualunque momento potrai rivolgerti al Titolare, scrivendo all'indirizzo mail privacy@italy.messefrankfurt.com.

11.3. Ti ricordiamo, che hai altresì diritto di proporre, in qualunque momento, reclamo all'Autorità di Controllo competente, nello specifico al Garante per la protezione dei dati personali, o alternativamente potrai proporre ricorso dinanzi all'autorità giudiziaria, ai sensi e nelle forme previste dagli artt. 140-bis e seguenti del Codice Privacy (D.Lgs. 196/2003, come modificato dal D.Lgs. 101/2018).

Messe Frankfurt Italia S.r.l. si riserva di modificare o aggiornare il contenuto, in parte o completamente, della presente informativa anche in seguito a variazioni della normativa applicabile e/o a indicazioni delle Autorità competenti.

Data ultimo aggiornamento: 26 gennaio 2024.

Messe Frankfurt Italia S.r.l.